معرفی انواع سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها)

امروزه محتواهای دیجیتال به دلیل امکان ذخیره سریع و دسترسی آسان، بیش از پیش اهمیت پیدا کرده‌اند. از این رو دیجیتالی‌سازی اسناد و محتواها به یک رویه رایج تبدیل شده است. سازمان‌ها، شرکت‌ها، وب‌سایت‌ها و حتی افراد اهداف مختلفی را از دیجیتالی‌سازی اسناد دنبال می‌کنند؛ اما در هر صورت همه آنها به ابزارهایی مناسب برای مدیریت محتوای دیجیتال نیاز دارند. سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) مناسب‌ترین ابزار برای مدیریت محتواهای دیجیتال و سازماندهی آنها به شمار می‌آیند.

یک سیستم مدیریت محتوا (Content Management System) یا به اختصار CMS یک نرم‌افزار یا برنامه کاربردی است که به ایجاد یا مدیریت محتوا به صورت دیجیتالی کمک می‌کند. در اصل سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) برای بهبود تجربه کاربری بازدید از یک وب‌سایت، به روز رسانی صفحات وب‌سایت و کارهایی از این دست مورد استفاده قرار می‌گیرند. آشنایی با انواع سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) باعث می‌شود که شما بهتر بتوانید آنها را تجزیه و تحلیل کرده و با هم مقایسه کنید. از این رو در ادامه پرکاربردترین سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) را معرفی خواهیم کرد.

انواع سیستم های مدیریت محتوا (cmsها)

سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) براساس کاربرد و شیوه مدیریت محتوای دیجیتالی به چند نوع تقسیم می‌شوند.

سیستم مدیریت محتوای وب یا WCMS

سیستم مدیریت محتوای وب نوعی از سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) است که این امکان را برای کاربر فراهم می‌کند تا بدون داشتن اطلاعات قبلی در مورد نرم‌افزار، یک صفحه وب را ساخته، ویرایش و مدیریت کند. یک WCMS معمولاً قالب‌هایی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد که می‌تواند مستقیماً از آنها برای طراحی وب‌سایت و ایجاد محتوا استفاده کند.

WCMSها مزایای زیادی دارند، زیرا به کاربران این امکان را می‌دهند که صفحات وب را با محتوای شخصی‌سازی شده، به صورت سفارشی دربیاورند. در ضمن آنها مجهز به قابلیت انتشار خودکار محتوا هستند، که ضمن صرفه‌جویی در زمان، باعث افزایش سرعت کار می‌شود. وردپرس (WordPress) و دروپال (Droopal) دو نمونه از سیستم‌های مدیریت محتوای وب هستند که از وردپرس میتوان به عنوان پرکاربرد ترین سیستم برای کسب و کار ها نام برد.

سیستم مدیریت محتوای کامپوننت یا CCMS

CCMS برخلاف سایر سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها)، محتوا را در سطح میکروسکوپی مدیریت می‌کند. کار یک سیستم مدیریت محتوای کامپوننت، پایش و ذخیره کوچک‌ترین جزئیات یک صفحه مانند کلمات، عبارات، تصاویر و غیره است. به این اجزای کوچک، کامپوننت گفته می‌شود و به همین دلیل این سیستم به مدیریت محتوای کامپوننت معروف است.

CCMS پس از استناد به هر بخش از محتوا به عنوان یک عنصر واحد، محتوا را در سیستم ذخیره می‌کند. از این رو می‌تواند به استفاده مجدد از این عناصر کوچک در یک سند یا اسناد مرتبط کمک کند؛ به همین دلیل باعث افزایش انسجام سیستم می‌شود. قابلیت استفاده مجدد از محتوا، در طول فرآیند ویرایش محتوا، باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. از جمله مزیت‌های مهم یک سیستم CCMS این است که تمام جزئیات یک صفحه یا سند را می‌تواند ردیابی کند و به همین دلیل امکان مدیریت محتوا در سطوح ریز فراهم می‌شود. برخی از انواع سیستم‌های CCMS عبارتند از: Vasont، XDocs و SDL Live Content.

سیستم مدیریت اسناد یا DMS

یک سیستم مدیریت اسناد برای مدیریت مجازی اسنادی که در یک فضای ابری ذخیره می‌شوند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. با کمک این سیستم‌ها می‌توان اسناد ذخیره شده در فضای ابری را مدیریت یا ردیابی کرد. یک DMS با ساماندهی خودکار، تامین امنیت، دیجیتالی‌سازی و طبقه‌بندی اسناد وب‌‍سایت‌ها یا شرکت‌ها امکان دسترسی آسان به آنها را فراهم می‌کند.

یک DMS دارای امنیت بالایی است و برای مدیریت اسناد محرمانه بسیار مناسب است. ClickUp و HubSpot دو نمونه از سیستم‌های مدیریت اسناد هستند.

سیستم مدیریت محتوای موبایل یا MCMS

MCMSها نوعی از سیستم مدیریت محتوا (cmsها) هستند که منحصراً برای مدیریت محتوا توسط گوشی‌های هوشمند، تبلت‌ها و دستگاه‌‌هایی از این دست مورد استفاده قرار می‌گیرند. ایده توسعه سیستم‌های MCMS ارتباط تنگاتنگی با روند توسعه فن‌آوری تلفن‌های هوشمند دارد. از آنجایی که استفاده از این گونه دستگاه‌های الکترونیکی آسان‌تر است و به راحتی قابل حمل هستند، می‌توان با کمک این سیستم‌ها محتوا را حتی در هنگام سفر به شکلی راحت و بی‌دردسر مدیریت کرد.

از جمله سیستم‌های مدیریت محتوای موبایل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: Contentful، Contentstack، dotCMS و غیره.

سیستم مدیریت محتوای سازمانی یا ECMS

سیستم مدیریت محتوای سازمانی یک سیستم روشمند است که از انواع استراتژی‌ها و ابزارها برای مدیریت اطلاعات استفاده می‌کند. از جمله این استراتژی‌ها و فرآیندها می‌توان به اسکن، ردیابی، نمایه‌سازی و اقداماتی از این دست اشاره کرد. در واقع ECMS مسئول محتوایی است که چهارچوب اصلی یک شرکت را تشکیل می‌دهد. در اصل ECMSها بسته‌های نرم‌افزاری بزرگی هستند که تهیه گزارش‌ها را راحت‌تر می‌کنند. در ضمن آنها در زمینه پایش و کنترل عملیات‌های پیچیده یک کسب و کار به کاربر کمک می‌کنند.

یکی از بزرگترین مزیت‌های سیستم‌های ECMS این است که فایل‌ها پس از استفاده از محتوای مورد نیاز و پس از مدتی نگهداری، حذف می‌شوند. به همین دلیل سیستم‌های ECMS در دسترس بودن فضا را تضمین می‌کنند. Atlasian و Confluence دو نمونه از سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی هستند.

سیستم مدیریت دارایی دیجیتال یا DAM

سیستم مدیریت دارایی دیجیتال در اصل یک فن‌آوری مدیریت اطلاعات و فرآیندهای تجاری است. این سیستم‌ها راه را برای تشکیل یک سیستم متمرکز برای شرکت‌ها، به منظور مدیریت و دسترسی به محتوا و دارایی‌های رسانه‌ای، هموار می‌کنند. سیستم‌های DAM مبتنی بر فضای ابری هستند و در اصل کلاس جدیدی از SaaS محسوب می‌شوند که ذخیره، سازماندهی و بازیابی فایل‌های دیجیتال را ساده‌تر می‌کنند.

انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دارایی دیجیتال عبارتند از: زنجیره‌های تامین دیجیتال، سیستم‌های مدیریت دارایی محصول، سیستم‌های مدیریت دارایی برند و سیستم‌های مدیریت دارایی کتابخانه‌ها. هر کدام از این سیستم‌ها عملکرد متفاوتی دارند و به شکلی به مدیریت کلی محتوای دیجیتال کمک می‌کنند. نرم‌افزارهای Cloudinary و Bynder دو نمونه از سیستم‌های مدیریت دارایی دیجیتال هستند.

شباهت های انواع سیستم های مدیریت محتوا (cmsها)

انواع سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) حوزه‌های تخصصی خاص خود را داشته و عملکردهای متفاوتی دارند. اما هدف از ساخت همه آنها، مدیریت محتوا به گونه‌ای است که امکان استفاده راحت از محتوا را برای کاربر فراهم کند. در نتیجه همه سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های مشابه هستند که پایه هر سیستم مدیریت محتوا را تشکیل می‌دهند. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

• ذخیره‌سازی آسان محتوای دیجیتال

• امکان دسترسی به محتوا (مدیریت، جستجو، ویرایش و اصلاح محتوا)

• انتشار محتوا و کنترل خودکار نسخه منتشر شده

• ارائه گزارش تفصیلی از محتوا پس از تجزیه و تحلیل کامل آن

• ارائه محتوا به صورت یکپارچه

• ارائه قالب‌ها و طرح‌های آماده

تفاوت های انواع سیستم های مدیریت محتوا (cmsها)

هر چند هدف اصلی تمام سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) کم و بیش یکسان است، اما آنها در زمینه‌های تخصصی، تفاوت چشمگیری با هم دارند. در واقع هر سیستم مدیریت محتوا دارای مجموعه‌ای از اهداف است، از این رو وقتی از یک سطح استراتژیک به آنها نگاه می‌کنیم، هر کدام از آنها اهداف مختلفی را دنبال می‌کنند. به عنوان مثال با وجود اینکه یک سیستم مدیریت محتوای کامپوننت امکان بازیابی و ذخیره هر جزء از محتوا را فراهم می‌کند، یک سیستم مدیریت محتوای وب به ما در زمینه طراحی وب‌سایت کمک می‌کند. یک سیستم مدیریت دارایی دیجیتال مسئول مراقبت از دارایی محصول و زنجیره تامین است، در حالی که سیستم مدیریت محتوای سازمانی مسئول مراقبت از اطلاعاتی است که سلسله مراتب یک شرکت را تشکیل می‌دهند. سیستم‌های مدیریت اسناد و مدیریت محتوای موبایل نیز با استفاده از قابلیت ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری، امکان مدیریت بی‌دردسر محتوا را فراهم می‌کنند.

جمع بندی

سیستم‌های مدیریت محتوا (cmsها) ابزارهایی هستند که مدیریت محتوا یا اطلاعات را در سطوح مختلف آسان‌تر می‌کنند. اما از آنجایی که ابزارهای مختلفی برای مدیریت محتوا وجود دارد، انتخاب درست یک سیستم مدیریت محتوا (cmsها) بسیار مهم است؛ زیرا در صورت عدم انتخاب درست، نتیجه‌ای عکس به بار خواهد آورد. کلید انتخاب یک سیستم مدیریت محتوا (cmsها) مناسب، آشنایی با نحوه عملکرد هر کدام از این سیستم‌ها و هدف از طراحی آنها است.